Egal mit welcher Plattform Sie arbeiten, mit diesem Archivsystem können Sie ganz einfach alle Ihre Dokumente schnell wiederfinden, verwalten und vor allem sicher archivieren! Mit Hilfe des Vorlagen Designer`s werden Ihre im Archiv eingehenden Dokumente selbstständig ausgefüllt bzw. verschlagwortet und automatisch in dem entsprechenden ecoDMS Archiv abgelegt.
Sämtliche Daten liegen beim jeweiligen Kunden in Containern und einer Datenbank, so dass Sie mit nur wenigen Suchbegriffen gesuchte Dokumente auf einfachste Weise finden. Ihre gesamten Daten liegen somit nicht auf fremden Servern oder gar manipulierbaren auf einem Dateisystem.
Wenn Sie jetzt denken, dass dieses komplexe Wunderwerk an Funktionalität und einfachster Bedienung zwangsläufig ein Vermögen kosten muss, irren Sie sich gewaltig! Dieses bis ins Detail ausgeklügelte Archivierungssystem von ecoDMS erhalten Sie bei uns schon für 89,00 EUR inkl. 19% MwSt. (einmalig für 1 Lizenz).
Zertifikat zur Revisionssicherheit
Grundvoraussetzung für die Vernichtung eingescannter Dokumente
ist eine revisionssichere Archivierung! Daher Preisen einige DMS-Hersteller
ihre Software mit dem Zusatz „revisionssicher“, „TÜV geprüft“ oder ähnlichen
Bezeichnungen an. Diese Namenszusätze erteilen jedoch keine Garantie
für eine gesetzeskonforme Datenerhaltung und Dokumentenvernichtung!
Es gibt kein Zertifikat für die Revisionssicherheit!
Die seit dem 1. Januar 2015 gültigen Grundsätze der ordnungsgemäßen
Buchführung, kurz „GoBD“ wurden mit Schreiben vom 14. November 2014
durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben.
Die GoBD legt vorrangig fest, wie durch Softwaresysteme die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung umgesetzt werden müssen.
Funktionen
Side Panel
Per Drag & Drop ziehen Sie die Dokumente einfach auf das ecoDMS Side Panel. Der ecoDMS Vorlagen Designer übernimmt dann für Sie die Klassifizierung und Archivierung.
Clipboard
Das Clipboard dient der gezielten Zuordnung einzelner Dokumente aus dem ecoDMS Archiv in benutzerdefinierte Dokumentensammlungen.
Backup & Restore
Ihre im ecoDMS archivierten Daten können Sie mit der Backup-Funktion ganz einfach sichern und im Ernstfall wiederherstellen.
Shortcut
Mit einer von Ihnen selbst festgelegten Tastenkombination (Tastenkürzel) können Sie aus jeder Anwendung die ecoDMS Volltextsuche (Full-Text) starten.
E-Mail Archivierung
E-Mails nebst Anhängen archivieren Sie ab sofort direkt aus Ihrem E-Mail Client im ecoDMS Archiv und machen Ihre E-Mail`s damit schnell wiederfindbar.
Vorschau
Alle Ihre Dokumente im PDF-Format können Sie sich bequem in einem flexiblen Vorschaufenster schnell und zeitsparend anschauen.
Posteingang archivieren
Scannen Sie Ihren täglichen Posteingang ein und legen ihn dann digitalisiert und vor allem sicher in Ihrem ecoDMS Archiv ab.
Suchfunktionen
So einfach wie Googeln ist mit ecoDMS das Suchen Ihrer Dokumente.
Autom. archivieren
Lassen Sie Ihre Dokumente doch einfach automatisch erkennen, zuordnen und archivieren. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS macht es möglich.
Mobile Apps
Mit den Mobile Apps haben Sie Ihr ecoDMS Archiv auch unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet dabei.
Office Plugins
Mit den ecoDMS Office Plugins einfach direkt aus der Office Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress in Ihr ecoDMS Archiv archivieren.
Historie
ecoDMS erstellt zu jedem Dokument eine Historie, in der Änderungen an den Klassifizierungsattributen aufgeführt werden.
Benutzer & Gruppen
Ein weiterer Bestandteil von ecoDMS ist die flexible Benutzer- und Gruppenverwaltung inklusive LDAP und Active Directory Anschluss.
Versionsverwaltung
Mit der Versionsverwaltung haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Versionen eines Dokuments zu archivieren.
Wiedervorlage
Termine oder Fristen, all das kann mit der im ecoDMS integrierten Erinnerungsfunktion für archivierte Dokumente nicht mehr in Vergessenheit geraten.
E-Mail Versand
Ihre archivierten Dokumente können Sie ganz einfach direkt aus dem ecoDMS per E-Mail versenden.
ecoDMS im Archiv ...
ecoDMS in der Android App ...
ecoDMS in der iOS App ...
Unternehmen
Für Unternehmen egal welcher Größenordnung ideal zur Archivierung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheinen, Personal-unterlagen wie Gehalts-abrechnungen und sogar Buchhaltungs-unterlagen für den Steuerberater.
Privatleute
Archivieren Sie Ihre Gehaltsunterlagen, Steuer-Erklärungsangelegenheiten, Versicherungsunterlagen, Kreditverträge, Rechnungen oder einfach nur Ihre Urlaubsfotos ganz einfach und sicher.
Versicherungen
Maklerverträge, Exposés, Versicherungspolicen Ihrer Mandanten, Rechnungen oder Ihre Steuerunterlagen die Sie im ecoDMS archivieren, können Sie so in Sekundenschnelle wiederfinden.
Schule & Universität
Neben Verwaltungs-unterlagen können durch Benutzerrechte gut gesicherte Prüfungs-unterlagen, Vorlagen, Lehrmaterial, Vorträge u.v.m. archiviert werden und somit die Arbeit des Lehrpersonals deutlich optimieren.
Handwerk & Werkstatt
Sie möchten Ihre Angebote, Kostenvoranschläge, Ersatzteillisten, Reparatur-Anleitungen, Rechnungsein- und Rechnungsausgänge sowie alle Ihre steuerlich relevanten Unterlagen sicher archivieren?
Land- & Forstwirtschaft
Ob landwirtschaftliche Zertifikate, Förderanträge, Genehmigungen, Zucht-bescheinigungen, Eingangs-rechnungen oder die KFZ-Unterlagen für den Traktor, all diese Unterlagen sind im ecoDMS sortiert und schnell findbar abgelegt.
Logistik & Spedition
Mit ecoDMS archivieren Sie nicht nur den Frachtschein für die nächste Tour oder die Packliste vom Lager, sondern Sie können Sie auch von der Serviceabteilung archiviert mobil direkt im Lager vor Ort abrufen.
Mediziner & Apotheker
Sicher und vertraulich, so sollte die Archivierung neben Ihrer Buchhaltung auch die von Patientenakten inkl. Röntgen-Bildern, Laborbefunden, Medikamentenlisten und Arztberichten etc. sein.
Auf ecoDMS können Sie sich dabei verlassen!
