Zertifikat zur Revisionssicherheit

Grundvoraussetzung für die Vernichtung eingescannter Dokumente ist eine revisionssichere Archivierung! Daher Preisen einige DMS-Hersteller ihre Software mit dem Zusatz „revisionssicher“, „TÜV geprüft“ oder ähnlichen Bezeichnungen an. Diese Namenszusätze erteilen jedoch keine Garantie für eine gesetzeskonforme Datenerhaltung und Dokumentenvernichtung!

Es gibt kein Zertifikat für die Revisionssicherheit!

Ob eine Softwarelösung revisionssicher ist, muss individuell in Ihrem Unternehmen einzeln geprüft werden. Dabei müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, die nur von Ihnen selbst durch das eingesetzte DMS erreicht werden können.

Besonders maßgeblich sind hier unter anderem eine technisch revisionskonforme DMS-Software, deren professionelle Einrichtung und Handhabung, Zuweisung korrekter Zugriffsrechte, Vornahme einer regelmäßigen Datensicherung sowie die korrekte Durchführung interner Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.

Das ecoDMS Archiv erfüllt alle vom Gesetzgeber geforderten Vorgaben und ist somit eine revisionskonforme, skalierbare Daten Management Lösung.

Die GoBD legt auf „Zertifikate der Revisionssicherheit“ Dritter keinen Wert. Vielmehr verlangt der Gesetzgeber eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit.

Verfahrensdokumentation

Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis der Dokumentenprozesse müssen vollständig und plausibel aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein. Anhand dieses Dokuments müssen Sie anschließend nachweisen können, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung von Daten und Belegen in Ihrem Unternehmen erfüllt sind.