Posteingang archivieren

Scannen Sie Ihren täglichen Posteingang ein und legen ihn dann digitalisiert und vor allem sicher in Ihrem ecoDMS Archiv ab.

Inbox direkt im ecoDMS Client

Direkt nach dem Scannen können Sie Ihre Dokumente über das Inbox-Tab in Ihrem ecoDMS Client abrufen.

Hier können Sie falls nötig einzelne Seiten drehen, löschen, verschieben uvm.

Gescannte Briefe, Rechnungen, Briefe o.ä. können von der ecoDMS Inbox direkt in das Dokumentenarchiv übergeben werden und sind somit revisionssicher archiviert.

Intelligente Klassifizierung

Über den Klassifizierungsdialog können Sie nun die Ablage des Posteingangs in den passenden Archivordner, die Eingabe weiterer Klassifizierungsinformationen sowie die Verteilung an die zuständigen Mitarbeiter vornehmen. Das zeitaufwändige Kopieren und Ablegen Ihrer Posteingänge gehört der Vergangenheit an. Sie können die Klassifizierung und Archivierung manuell eingeben oder durch den intelligenten Vorlagen Designer durchführen lassen.

Automatische Volltexterkennung

Ihre lesbaren Dokumente/Texte durchlaufen im Hintergrund eine automatische Volltextindizierung (OCR) und können somit im Anschluss bei einer Dokumentensuche schnell und einfach wiedergefunden werden.

Scannen via Netzwerkordner oder TWAIN

Mögliche Schnittstellen für den Scanvorgang sind das Scaninputverzeichnis von ecoDMS oder alternativ TWAIN/WIA/SANE. Die Einrichtung des Scaninputverzeichnisses erfolgt automatisch zusammen mit dem ecoDMS Server und ermöglicht somit das Scannen innerhalb des Netzwerks. Dies gestattet zusätzlich die Vergabe bestimmter Konfigurationen und Berechtigungen für diesen Ordner. Sie können auch mehrere Scaninput Ordner mit unterschiedlichen Konfigurationen und Berechtigungen einrichten.

PDF & TIFF Dateien scannen

In der Inbox können Sie Ihre gescannten TIFF- und PDF-Dateien abrufen und an das Archiv übergeben. Alle Ihre TIFF- und PDF-Dateien werden bei der Archivierung sowohl in ihrem Originalformat, als auch als durchsuchbares PDF/A-Dokument abgelegt. Sollten Sie auch andere Dateiformate archivieren wollen, bietet ecoDMS auch hier effiziente Möglichkeiten bei der Dokumentenarchivierung.

_{Inbox Funktion verfügbar für: Windows, Ubuntu, Debian, MacOS
Das Anlegen mehrerer Scaninput-Ordner ist nur bei der Vollversion des ecoDMS Archivs möglich!}