Nach Ablauf von 10 Jahren müssen sie alles löschen!

Seit wann wird man zum Aufräumen gezwungen?

Grundsätzlich schreiben die AO und das HGB keine Vernichtung vor!

Rz. 140 Schreiben BMF 14.11.2014
"Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden soll."

Im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung ist lediglich klar geregelt, wie lange Sie Ihre kaufmännischen Dokumente aufbewahren müssen. Diese Vorschriften betreffen allerdings nur Kaufleute und können sich auf 6  oder 10 Jahre belaufen.

Aber auch für alle Nichtunternehmer gelten bestimmte Vorschriften zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen. Gerade Eigenheimbesitzer sollten darauf achten, Rechnungen für handwerkliche Leistungen die der Gewährleistungspflicht unterliegen, mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

Bei den genannten Fristen handelt es sich lediglich um Mindestaufbewahrungsfristen, die vielen unterschiedlichen Faktoren unterliegen.

Hierbei zu berücksichtigen sind:

- branchenspezifische Anforderungen der Dachverbände und Prüfinstitute

- unternehmensinterne Richtlinien

- verbindliche Verpflichtungen gegenüber Dritten

- Verwaltungsanweisungen (GoBD)

- Pflichten zur Löschung (z.B. BDSG bzw. ab Mai 2018 die DSGVO Datenschutzgrundverordnung, die das bisher geltende BDSG ablösen wird)

- gesetzlich verankerte nationale und international Aufbewahrungspflichten (AO/HGB in Deutschland)

Für verbindliche Auskünfte zu Ihren unternehmerischen oder privaten Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand!