Ratgeber für den Farbdruck im Büro

Während Farbdrucksysteme in den Unternehmen zunehmend Verbreitung
finden, gibt es immer noch Vorbehalte was deren Kosten und kontrollierten
Einsatz angeht. Mark Kreß, Product Manager Office Solutions bei Canon
Deutschland, erläutert den aktuellen Stand der Dinge beim Farbdruck im Büro.

Farbe ist das neue Schwarzweiß. Daran besteht kein Zweifel. Nach einer IDC Studie
werden im Jahr 2009 in einigen Ländern die Druckerhersteller etwa eine halbe Million
Stück europaweit ausliefern. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Erstens ist der
Preis von Farbausgabesystemen gesunken und in der Folge planen die Firmen nun
unternehmensweite Anschaffungen. Zweitens bieten die Hersteller jetzt sehr
hochwertige und schnelle Multifunktionssysteme an, mit denen Unternehmen Inhouse
drucken und so Kosten sparen können.

Ein anderer Grund für den schnell zunehmenden Einsatz von Farbe am Arbeitsplatz,
ist der Einfluss auf die Kunden eines Unternehmens. Im aktuellen wirtschaftlichen
Klima müssen Unternehmen einen Mehrwert bieten und ein seriöses und
professionelles Image vermitteln, wenn sie bei der Vorlage von Dokumenten einen
wettbewerbsfähigen Eindruck vermitteln wollen. Gut gedruckte Präsentationen oder
Angebote können dazu beitragen, Aufträge zu gewinnen oder den bereits
bestehenden Kunden ein seriöses und konsistentes Image zu vermitteln. Tatsächlich
kann der Einsatz von Farbe den Markeneindruck um bis zu 70% erhöhen. Und nicht
nur das – die Leserschaft kann um bis zu 80% vergrößert und die Zahl von Irrtümern
um bis zu 80% verringert werden.

Kontrollierter Einsatz

Obwohl die Zukunft sehr viel versprechend aussieht für den Einsatz von Farbe, muss
darauf hingewiesen werden, dass es nicht ausreicht ein Multifunktionssystem
anzuschaffen und die Mitarbeiter nach der Installation damit uneingeschränkt alles
drucken zu lassen, was sie nur wollen. Das wird die Kosten schnell nach oben
treiben und ist einer der häufigsten Gründe dafür, warum einige Unternehmen sehr
zurückhaltend sind, wenn es um die Anschaffung eines Farbsystems geht.

Im Kern ist es nicht nur das Multifunktionssystem allein, dass die Kosten beeinflusst.
Ausschlaggebend ist der kontrollierte Einsatz. So sind beispielsweise die farbfähigen
oder “Smart Colour”-Systeme eine flexible Lösung für Unternehmen, die den
Anwendern eine Farbdruckmöglichkeit bei Bedarf zur Verfügung stellen wollen und
ansonsten in s/w drucken. So wird gewährleistet, dass Dokumente, deren Ausgabe in
s/w ausreicht, nicht durchgehend in Farbe gedruckt und so unnötige Kosten
verursacht werden. Dazu zählen beispielsweise E-Mails.

Für Unternehmen, die planen Smart Colour-Systeme anzuschaffen, gibt es
außerdem Dokumenten-Accounting-Lösungen, mit denen sich die Druckausgabe
steuern und überwachen lässt. Diese Lösungen eröffnen dem Unternehmen ein hohes Maß an Steuerungsmöglichkeiten. Sie können die Druckausgabe sowohl
generell als auch auf individueller Mitarbeiterebene genau regeln. So kann der Zugriff
auf ein Drucksystem auf einen bestimmten Anwenderkreis oder ein bestimmtes
Druckvolumen, wie etwa 15-20 Farbseiten pro Tag begrenzt werden. Sogar
bestimmte Tageszeiten an denen der Farbdruck ausschließlich möglich ist, lassen
sich programmieren.

Strategie

Kontrollierter Einsatz ist der Schlüssel, aber aus einer übergeordneten Sicht
bedeuten Produkte und Lösungen nichts ohne eine effektive Strategie. Vor allem
sollten Unternehmen im Rahmen einer internen Überprüfung feststellen, was für
Systeme benötigt werden und wo sie eingesetzt werden sollen. Sie können dann
einschätzen, was für ein Drucksystem erforderlich ist, um die geschäftlichen
Anforderungen zu erfüllen. Die Einführung einer umfassenden Strategie hat zur
Folge, dass Unternehmen eine ganzheitlichere Sicht der Verwendung von Farbe
bekommen. Das wiederum stellt die notwendigen Informationen bereit, um die
richtigen Produkte und Lösungen einzusetzen, die zu kosteneffektivem Drucken und
mehr ROI führen.

Drucken im Büro

Für die Einkaufsstrategie ist die Einschätzung der Trends und Gewohnheiten beim
Drucken in Farbe der zentrale Faktor. Innerhalb eines Unternehmens haben
verschiedene Bereiche unterschiedliche Druckanforderungen. Diese zu erkennen
und entsprechend zu handeln, ist für die erfolgreiche Implementierung eines
Programms zur Farbausgabe entscheidend.

Inzwischen wird in mehr und mehr Abteilungen von Unternehmen in Farbe gedruckt.
Tatsächlich gaben 95% der Unternehmen, die von IDC3 befragt wurden an, dass die
Marketing- und PR-Abteilungen inzwischen in Farbe drucken und daraus hohen
Nutzen ziehen. Gefolgt wurde dies vom Vertrieb mit 75% und Finanzen mit 45%. Von
den Befragten glaubten 40%, dass der Farbdruck im ganzen Unternehmen verbreitet
sei. Sie gingen davon aus, dass in den Bereichen Marketing und PR der Farbdruck
am intensivsten genutzt wird.

Mit der Einführung einer Farbstrategie kann ein Unternehmen das volle Potential der
Farbausgabe ausschöpfen. Das wiederum führt nicht nur zu einer hohen Rentabilität,
sondern auch zu wirkungsvollen, hochqualitativen Dokumenten, die wiederum für
Umsatz sorgen können. Kosten für externe Druckdienstleister lassen sich gleichzeitig
einsparen. Der Einsatz von Farbe kann extrem kosteneffektiv sein. Da Farbe ohnehin
die Zukunft des Druckens am Arbeitsplatz bestimmen wird, können Unternehmen
inzwischen mit Sicherheit davon ausgehen, das es sich um eine
unternehmenskritische Kaufentscheidung handelt.

Tipps für den Farbdruck

  • Installieren Sie nur Hardware und Software, die den individuellen Anforderungen einer Abteilung entspricht. Einige Abteilungen brauchen keine Farbe – warum sie also dort verschwenden? Andere können ihren Job ohne Farbe nicht erledigen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ein Training bekommen. Das Verständnis der zur Verfügung stehenden Design- und Ausgabemöglichkeiten wird ihnen helfen ihre Ziele effizient und mit maximaler Wirkung zu erreichen.
  • Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Grundlagen guten Designs. Seien sie beständig. Nicht willkürlich.
  • Verschwenden Sie keine Farbe. Warum ein Dokument in Farbe drucken, wenn es anschließend in s/w kopiert wird? Wenn ein Dokument es wert ist, in Farbe gedruckt zu werden, dann ist es auch wert in Farbe reproduziert zu werden.