10 Tipps um beim Drucken Geld zu sparen

Während elektronische Geschäftsprozesse zunehmen, steigt eben auch das Druckvolumen. Daher sind Kostentransparenz und Effektivitätssteigerung ausschlaggebend für den Erfolg. Canon, in Österreich und weltweit einer der führenden Hersteller in den Bereichen Imaging und Büroautomation, hat zehn, sehr effiziente, Tipps parat, mit denen Unternehmen im täglichen Betrieb tatsächlich langfristig kostenoptimierende Effekte erzielen können.

1) Nur wer seine Zahlen kennt, kann auch Kosten reduzieren

Das Ausdrucken von Dokumenten ist heute für Firmen und ihre Mitarbeiter eine Selbstverständlichkeit. Dennoch wird bei Betrieben oft zu wenig Augenmerk auf die „Gesamtdruckkosten“ gelegt. Für viele mittelständische Unternehmen sind die Betriebskosten im Druckbereich eine unbekannte Größe, denn sie rechnen lediglich mit dem Anschaffungswert der Geräte, der im Schnitt aber nur 15-25% der gesamten Druckkosten ausmacht. Besonders der Trend zu Farblasergeräten, die in der Anschaffung immer günstiger werden, verzerrt die Kostentransparenz. Daher sollten Unternehmer immer mit fixen „Gesamtdruckkosten“ rechnen.

Neben der eigentlichen Investition (15-25%) sind die Hauptkostenträger beim Drucken Faktoren wie Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier) und deren Beschaffung, Energieverbrauch, Arbeitszeit (vom Initiieren des Druckjobs bis hin zur Endfertigung, also z.B. Sortieren und Heften) und natürlich die Wartung sowie mitunter der Bedarf an Ersatz- und Verschleißteilen. Hat man aber transparente Anschaffungs- und Betriebskosten, kann man den effektiven Einsatz von Druckgeräten realistisch kalkulieren. Versteckte Aufwände werden vermieden, die Druckleistung kann real errechnet und oft noch spürbar gesteigert werden. Nur durch die Zusammenarbeit mit einem Profi-Partner wie Canon erfahren sie ihre echten „Gesamtdruckkosten“, schnell und fundiert. Denn hier analysieren die Canon Print-Consultants die Unternehmensanforderungen und stimmen diese optimal auf die Geräteauswahl ab. Einheitliche Treiber und Software ermöglichen zusätzlich ein stabiles Arbeiten in vertrautem Umfeld.

2) Hinterfragen Sie das tägliche Druckverhalten

Laut Umfragen werden 24% aller Druckjobs für die „Rundablage“, sprich dem Altpapier, zugeführt. Oft werden ausgedruckte Dokumente nicht abgeholt, sondern stapeln sich bei den Druckstationen, oder sie landen zwar am Schreibtisch, finden aber keine tatsächliche Verwendung. Das gedruckte Memo ist nach wie vor üblich und wird oft für jeden Mitarbeiter ausgedruckt, ganz gleich, ob die Information nun benötigt wird oder nicht. Diese „Blinddrucke“ werden durch digitale Bearbeitung und Übermittlung vermieden. Weiters können Dokumente zentral und online zugänglich gemacht werden.
Mit durchdachtem Druckverhalten vermeiden Unternehmen unnötige Materialaufwände bis hin zur Energie und helfen den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit produktiver zu gestalten.

3) Druckabläufe standardisieren - Belastungen reduzieren

Jedes Unternehmen hat fixe Dokumente, die für den Geschäftsablauf unentbehrlich sind. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bedienungsanleitungen, Bestellungen etc. werden immer im gleichen Format und in der gleichen Form erstellt. Hier können die Einstellungen im Druckmenü schon im Vorhinein standardisiert und festgelegt werden. Mitarbeiter erzielen so mit einem Klick die Auswahl des passenden Druckers, der richtigen Papierlade, der korrekten Farbigkeit und der passenden Endfertigung. Die Zeitersparnis für die richtige Konfiguration und das Ausschalten von Fehlerquellen sind das Resultat.

4)Energiefresser finden – Kosten senken

Auch wenn Canon-Drucker im Standby-Betrieb eine optimale Energiebalance aufweisen, verbrauchen alle Geräte im Schlummermodus Strom. Das Abschalten in passiven Zeiten (Nacht, Wochenende) hilft, Kosten zu senken. Achten sie auch auf alte Geräte, die zwar noch ihren Dienst versehen, aber meist echte Energiefresser sind! Denn: Studien haben gezeigt, dass Drucker seit dem Jahr 1996 um 98% an Energieeffizienz zugenommen haben. Unternehmen sollten bei der Anschaffung von Druckern darauf achten, ob Geräte mit dem „Energy Star“ ausgezeichnet sind, was einen besonders niedrigen Stromverbrauch im Standby-Betrieb garantiert. Je nach Gerät belaufen sich hier die Einsparungsmöglichkeiten bei € 50-150 pro Jahr. Natürlich gilt auch bei den Energiekosten die Regel, dass nur benötigte Ausdrucke die Energiebilanz positiv beeinflussen. Und Multifunktionsgeräte (MFPs) sind besonders effizient, denn sie ersetzen durch ihre vielfältigen Anwendungen die Einzelgeräte (Scanner, Kopierer, Drucker, Fax) und benötigen dabei nur einen Bruchteil an Energie.

5) In der Endfertigung und im Druckmanagement Ressourcen bündeln

Leider nutzen oft nur wenige Mitarbeiter die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedenen Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, JPEG und andere Dateiformate) in ein Dokument zusammenführen um dann effizient und in einem Durchgang auszudrucken.
Wie oft ist man lange damit beschäftigt, Unterlagen (für Meetings oder Präsentationen) zusammenzustellen? Mit dem richtigen Druckmanagement entfällt das umständliche Zusammenstellen von gedruckten Dokumenten unterschiedlicher Dateiformate. Auch wenn nur einige Seiten eines Dokuments in Farbe ausgedruckt werden sollen (z.B. obwohl jede Seite Farbinformationen enthält) – in Verbindung mit professionellen Endfertigungsgeräten und einem optimalen Druckmanagement- Programm können nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge an Aufwänden erspart werden.

6) Nicht alles in Einzelblättern ausdrucken: Papier hat zwei Seiten

Fast 90% aller erstellten Drucke werden nur einseitig bedruckt. Natürlich sind einseitige Ausdrucke mitunter notwendig, aber wenn man den Bedarf analysiert, kann man viele Dokumente auch im Duplexformat, also zweiseitig bedruckt, fertigen.
Mit Verwendung von Duplexdruck bei Präsentationen, Broschüren, Betriebsanleitungen, Schulungsunterlagen oder Protokolldrucken, kann ein Unternehmen die Hälfte an Papier einsparen. Ist die Duplexfunktion im Druckmenü auch noch fix eingestellt, können Mitarbeiter per Knopfdruck effizienter drucken. Nutzt man dann auch noch doppelseitige A3 Ausdrucke, die schließlich auf A4 gefaltet werden, ist der Druck um 25% billiger als mit vier einzelnen A4-Drucken.

7) Mit Multifunktionalität zum zentralen Alleskönner

Multifunktionsgeräte (MFPs) sind Alleskönner, die oft weit unter ihrem Leistungspotential angewendet werden. Durch den gezielten Einsatz von Teamgeräten, d.h. Multifunktionsdruckern die zentral (etwa am Gang) einer definierten Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen, statt wie bisher für jeden Mitarbeiter ein Einzelgerät bereitzustellen, wird das Verhältnis von Platz, Energie und Ressourcen optimiert. Eine Untersuchung von Canon hat gezeigt, dass lediglich 9% der Druckjobs (mit jeweils mehr als 10 Seiten Umfang) für über 60% aller Ausdrucke eines Unternehmens verantwortlich sind. Noch ein Grund, auf Multifunktionssysteme umzusteigen: Die Anzahl der gesamten Ausdrucke sinkt, denn in der Gruppe wird verantwortungsvoller mit den Druckressourcen umgegangen und nicht alles sofort ausgedruckt.

8) Spontanprints durch individualisierten Druck vermeiden

Jeder agiert im Laufe eines Arbeitstages mit einer Vielfalt an Informationen. Je nach Typ und Tendenz (visuell oder haptisch), werden mehr oder weniger Dokumente zum Drucker geschickt. Arbeitet das Unternehmen mit zentralen Ganggeräten, so neigen Mitarbeiter gerne dazu, sich jeden Ausdruck einzeln zu holen. Das unterbricht den Arbeitsfluss und die Konzentration! Besitzt jedoch der Drucker einen temporären Druckspeicher, in dem in einer Mailbox alle Druckaufträge des Anwenders vor dem Ausdruck gespeichert werden, bieten sich folgende Optimierungsmaßnahmen: Der Benützer muss nur einmal aufstehen, prüft vor Ort die in der Druckwarteschlange („Queue“) stehenden Aufträge, und löscht diejenigen, die letztendlich nicht mehr notwendig sind. Weniger Fehldrucke sind das Resultat. Wenn dann nach dem O.K. die Drucke erstellt werden, so vermeidet man die Suchzeiten beim Finden der eigenen Ausdrucke. Und da das Gerät nur einmal aufheizt, wird gleichzeitig eine Menge Energie gespart!

9) Zeit sparen und Nerven schonen mit richtigem Verbrauchsmaterial und optimaler Wartung

Wenn Drucker effizient laufen sollen, sind das Verbrauchsmaterial und die Wartung der Geräte ein wichtiger Faktor. Ein sehr großer Teil der Gesamtdruckkosten entsteht durch das Handling der Verbrauchsmaterialien, durch Prozesse wie der Installation von Printern, den Updates von Treibern, der Verwaltung und das Asset- und Netzmanagement der Drucker, dem Help-Desk-Support und der Inventarisierung. Viele unterschiedliche Tintenstrahldrucker erweisen sich im Einsatz ebenfalls als Kostenfresser. Intelligente Drucksysteme regeln die Störfallbenachrichtigung und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien zum Servicepartner online und somit von „wie von selbst“.

10) Achten Sie auf homogene Druckumgebung und clevere Finanzierung

Die Orientierung an den Aufwänden und Kosten ist unternehmerische Pflicht. Ein sorgsam gewählter, einzelner Partner garantiert eine ganzheitliche Sicht und Analyse beim Aufbau einer effektiven Printstruktur, beim Druckmanagement und natürlich bei der Hardware.
Kombiniert man die Anschaffung mit einem abgestimmten Servicevertrag, so geschieht auch die Wartung aller Maschinen pro-aktiv. Somit ist die Belastung der Mitarbeiter in Sachen Drucker-Support gleich Null. Hersteller wie Canon, die eben Komplettangebote aus Hard- und Software sowie Wartungsverträge und Druck-Infrastruktur anbieten, haben professionelle Erfahrung in Sachen Kostenoptimierung und können Einsparungen von bis zu 30% erzielen.

Die Canon-Druckexperten geben Ihnen viele individuelle Tipps und Ratschläge zur Kostenoptimierung im Printbereich. Denn: Beginnt man mit einer realen Einschätzung des „Total Cost of Ownership“, also der gesamten Druckkosten, und berücksichtigt bei der Aufwandskalkulation auch die indirekten Aufwände, ist ein erster Schritt bereits getan.
Die anschließende Optimierung der Druckinfrastruktur und eine angepasste, individuelle Druckverhaltensänderung im Unternehmen können langfristig die Druckkosten um ein stattliches Maß reduzieren, erhöhen dabei aber nachweislich die Produktivität und Benutzerfreundlichkeit. Als erster Schritt jedoch steht immer der Wunsch nach Veränderung, oder frei nach Erich Kästner:

"Man druckt nichts Gutes, außer: Man tut es!"